Continuano i consigli e i suggerimenti su come utilizzare P&S e sfruttare a pieno tutte le sue potenzialità. P&S offre una soluzione semplice e funzionale anche per la gestione della Nota Spese.
Grazie alla sua natura eclettica e flessibile è possibile affrontare con facilità problematiche varie e complesse, come quelle che si affrontano ogni giorno all’interno dell’ambiente lavorativo.
In questo articolo vi mostreremo come utilizzare al meglio P&S per semplificare le procedure di registrazione e di controllo delle spese effettuate per motivi aziendali.
In particolare affronteremo il caso in cui si debba rendicontare un Fondo Spese in Contanti. Per Fondo spese in contanti intendiamo il caso in cui, per esempio, l’azienda ci abbia affidato una certa cifra in contanti, per affrontare le spese di lavoro, che al termine di ogni mese dobbiamo rendicontare conguagliando la differenza non spesa.
Creiamo, ad esempio, un evento dal nome “Gennaio” all’interno del quale registreremo tutte le spese lavorative, sostenute durante il mese.
Per prima cosa andiamo nella scheda “Persone” per creare gli utenti che ci servono.
In questo caso, oltre al nostro nome quale amministratore dell’evento, Valeg, creiamo, come utenti virtuali, le posizioni Fondo Spese e Azienda.
Una volta che L’azienda ci ha affidato un fondo spese, dobbiamo eseguire un trasferimento di denaro da una posizione all’altra.
Basta registrare un “Trasferimento di Denaro” da “Azienda” a “Fondo Spese”.
Nell’esempio riportato nella foto a fianco, abbiamo ipotizzato un trasferimento di denaro pari a 2.500 euro.
A questo punto, all'interno della scheda Spese, è indicato chiaramente verso chi si effettua lo spostamento di denaro e da parte di chi.
Nella foto qui a fianco, abbiamo un esempio di come viene visualizzata, all'interno di P&S, la nostra transazione.
Da ora in avanti le spese dovranno essere inserite nelle modalità seguenti:
- Ogni volta che sosteniamo una spesa utilizzando il Fondo Spese registriamo una Nuova Spesa pagata da Fondo Spese per Azienda.
- Se ci troviamo a dover pagare una spesa con denaro personale, creiamo una Nuova Spesa pagata da chi ha creato l’evento, in questo caso Valeg, per Azienda.
Potremmo controllare in ogni momento la nostra situazione Dare/Avere dalla Scheda Persone:
- Quanto denaro rimane disponibile nel fondo spese >> Fondo Spese deve Dare
- L’ammontare del nostro Credito, in seguito ad un anticipo personale >> Valeg deve Avere
- L’ammontare del debito verso l’Azienda >> Azienda deve avere
- Controllare tutte le nostre Spese Personali
- Visualizzare il Dettaglio dell’Esborso e di quanto ciascuno deve Dare o Avere.
- Nelle “Note” di ogni spesa possiamo indicare il numero della ricevuta e l’indirizzo del Ristorante o di dove abbiamo sostenuto la spesa.
È possibile specificare il modo in cui è stato speso il denaro, indicando, per esempio, se il servizio è stato offerto anche ad altre persone e a chi.
- Contemporaneamente possiamo monitorare anche le nostre spese personali creando delle Spese pagate da Paolo Neri per Paolo Neri. Naturalmente non impatteranno in alcun modo nei totali, ma solo nella voce Esborso Totale.
- Grazie al Report che otteniamo nella scheda “Risoluzione” premendo l’icona a forma di bustina, avremo il documento con tutti le spese dettagliate e accedendo alla propria area web personale, anche il file Excel o csv modificabile e personalizzabile
- E' possibile dare la possibilità anche all’azienda di rimanere aggiornati su tutte le spese effettuate, invitandola a partecipare all’evento.
A questo proposito, consigliamo di consultare le istruzioni specifiche su come invitare un amico ad un evento, nella pagina ISTRUZIONI .
Zaino in spalla e pronti a partire..
In barca con Pay&Share
Organizziamo una Festa?